Nieuws

n

Zijn onkostenvergoedingen vrij van sociale bijdragen en kan de fiscus zich ook vinden in die “onkostentabel” van de RSZ?

01|08|2016

Terugbetalingen van “kosten eigen aan de werkgever” zijn normaliter niet belastbaar en niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen mits de maxima bepaald door de fiscus en de RSZ niet worden overschreden. De RSZ neemt voor diverse moeilijk bewijsbare kosten een zeer duidelijk standpunt in en bepaalt zelf een forfaitaire raming, tevergeefs volgt de fiscus hierin maar zeer summier.

Wat zijn “kosten eigen aan de werkgever”

 Als uw medewerker tijdens de uitoefening van zijn functie bepaalde uitgaven(beroepskosten) moet voorschieten en u deze terugbetaalt, dan is er op dit soort van bedrag(en) in principe geen RSZ-bijdragen verschuldigd. Want finaal gaat het hier niet om een kostenvergoeding, maar eerder om een terugbetaling van een voorschot en kan dus zeker niet als loon worden beschouwd.

De terugbetaling van de kostenvergoeding kan gebeuren op basis van de reële kosten of op basis van een forfait. De RSZ aanvaardt dat kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn op een forfaitaire wijze worden terugbetaald op voorwaarde dat u dit forfait kan verantwoorden. De echtheid van de kosten kan u aantonen met geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst.

De RSZ schiet ons ter hulp met haar “onkostentabel”

 De RSZ heeft een tabel samengesteld met verschillende soorten van onkosten waarvoor ze een forfaitaire raming als MAXIMUM bedrag aanvaardt. Zijn de gemaakte kosten groter, dan mag u uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. Dit betekent dat u de realiteit van de kosten moet aantonen voor het geheel van de kosten met betrekking tot één soort van onkost. M.a.w. de combinatie van werkelijke kost en forfaitaire raming is niet toegelaten.

Mochten de terugbetaalde bedragen, het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, dan zal de RSZ dit als loon beschouwen waarop de normale RSZ bijdragen zijn verschuldigd.

Forfaitaire onkostenvergoedingen mogen geen kosten dekken die al op een andere wijze worden terugbetaald.
In geval van betwisting moet uw boekhouding van alle onkostenvergoeding(en) samen met alle bewijstukken de echtheid kunnen aantonen.

Aandacht !Bij een herkwalificatie tot loon riskeert de werkgever naast een bijdrageopslag en de verschuldigde nalatigheidsinteresten, ook nog een sanctie voor onvolledige of onjuiste aangifte.

Die tabel kan u raadplegen op de website van de RSZ : www.socialsecurity.be .

Diverse voorbeelden :

Verplaatsingskosten

het bedrag van het forfait voor kosten voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto of de fiets is gelijk aan 0,3412 euro per km (auto) en 0,22 euro per km (fiets). De forfaits omvatten “alle” kosten (onderhoud, verzekering, brandstof). De werkgever mag niet de eigenaar zijn van het voertuig of het voertuig financieren.

Baankosten

het bedrag van het forfait bij baankosten voor niet-sedentaire werknemers (d.w.z. verplichte verplaatsing tijdens de werkdag gedurende minimum vier opeenvolgende uren) bedraagt 10 euro per dag en een maaltijdvergoeding van 7 euro per dag. Dit forfait vereist dat de werknemers geen sanitaire of andere faciliteiten kunnen gebruiken en bijgevolg buitenshuis een maaltijd moeten nuttigen.

Verblijfskosten

als de werknemer niet naar huis kan omdat de werkplaats te ver is, is een bedrag van toepassing gelijk aan 35 euro per nacht voor avondmaal, logies en ontbijt. Voor buitenlandse dienstenreizen gelden verschillende bedragen afhankelijk van de duur van het verblijf (maximum of meer dan 30 kalenderdagen)


Thuiswerk

het forfait voor bureaukosten als werknemers een deel van hun werk thuis doen,
bedraagt 119,61 euro per maand. Dit bedrag dekt de kosten voor o.m. verwarming, elektriciteit en klein bureaugereedschap. Dit thuiswerk moet op structurele en regelmatige basis plaatsvinden en in een daarvoor ingerichte ruimte in hun woning

Pc en internet

het aanvaardbaar forfait voor kosten bij de aankoop van een pc en voor een internetverbinding is gelijk aan 20 euro per maand voor een pc en 20 euro per maand voor internet. De werknemer gebruikt dan zijn eigen pc en/of internetverbinding voor professionele doeleinden en op regelmatige basis (d.w.z. 1 dag per week, één week elke maand, ...). De werkgever komt op geen andere manier tussen in die kosten (bv. door een deel van de aankoopprijs van de pc te betalen)

Autokosten

de forfaits voor kosten verbonden aan een auto bedragen 50 euro per maand (garage), 15 euro per maand (parking) en 15 euro per maand (carwash), als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt

Kledijkosten

de forfaits bedragen voor aankoop van werkkledij: 1,65 euro per dag; voor onderhoud van werkkledij: 1,65 euro per dag en voor kledij van de werknemer (onderhoud en slijtage): 0,83 euro per dag

 Directe belastingen : wordt diezelfde “onkostentabel” gehanteerd ?

 Dit zou natuurlijk een grote stap vooruit zijn, doch slechts voor enkele van de vermelde bedragen past zonder enig probleem de fiscus dit ook toe (typisch voorbeeld zijn de kosten voor binnenlandse dienstreizen, de kosten voor het beroepsmatig gebruik van de eigen wagen van de werknemer, kosten voor pc en internet). Voor andere onkostenvergoedingen (bv. bureaukosten) is het beter om een akkoord met uw controleur af te sluiten en dit om te vermijden dat ze ook nog uitpakken met een aanslag voor geheime commissielonen doordat (uiteraard) de ingediende loonfiches verkeerde bedragen zullen vermelden.